案件対応マニュアル:6.【編集者】初回キックオフミーティングで確認するべき項目・注意点

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目次

6.【編集者】初回キックオフミーティングで確認するべき項目・注意点

あくまで一例のため、案件によって異なります。他にも不明点があれば積極的に確認してください。

案件の概要・レギュレーション

制作前には「どのようなコンテンツを作るか」の認識合わせが重要となります。記事の目的、対象となる読者像、テイスト・トンマナ、表記など、すり合わせ項目は多岐にわたります。また、必ずしもクライアントがマニュアルを用意しているとは限りません。

クライアント・クリエイター双方と認識を合わせ、トラブルを防ぐために、ルールを言語化した「レギュレーションシート」をご用意いただくことを推奨します。

■レギュレーションシートのサンプル
以下よりサンプルをダウンロードいただけます。クライアント・クリエイターとの認識合わせにご活用ください。

サンプルダウンロード(エクセルファイル)

サンプルはウィルゲートが作成したエクセルファイルです。ご使用の際にはダウンロードしてお使いください。
※クライアントや案件により、形式や項目名などを自由にカスタマイズしていただいて構いません。

なお、クライアント指定のフォーマットがある場合や編集者自身でご用意がある場合、このシートを使用する必要はございません。

■レギュレーションの項目例

案件の概要部分・クライアントの事業内容、理念やビジョン
・掲載先メディアのコンセプト、目的、重視していること、依頼の背景(目的)
・掲載先メディアのターゲットユーザー
 (……単に「女性」というだけでは不十分です。ターゲットの年代・関心事・悩みなどを具体的にすり合わせておきましょう)
・競合メディア
・クライアント社内の運営体制と役割、編集者やクリエイターへの要件・要望
記事制作のレギュレーション・読者設定、記事の目的(記事を読んだユーザーにどうなってもらいたいか)
・イメージ記事
・記事チェックで重視する点
・想定キーワード、テーマ
・文字数、構成に関する指定の有無
・改行、表記・引用ルール、参考にする情報、文字装飾などに関する指定の有無
・提出フォーマット、提出のペース(できた分から五月雨式か、まとめて納品か)
(必要な場合)画像・CMSアップのレギュレーション▼画像の場合
提出フォーマット、選定先、枚数、レギュレーション(どのような画像はOK/NGなのか、縦横の向きなど)

▼CMSの場合
投稿の流れ、設定(見出し・装飾・画像・タグ・カテゴリ)のルール
修正対応について・クライアントから修正依頼があった場合、誰がどのように対応するか
 ※軽微な修正であれば、クリエイターに戻さず編集者にて対応して問題ございません。
・修正した部分はどのように残すのか
 例)Wordで変更履歴を記録する設定にしてから修正する
・修正ファイルの命名規則はあるか

■レギュレーションシート使用時の注意点
・第三者の閲覧が可能なレギュレーションシートを自身で作成する場合、ご自身の責任において作成・管理し、情報漏洩にご注意ください。(クライアントが管理者として作成したシート上での編集を推奨します。ウィルゲートでは損失等の補償はいたしかねます。)

・クライアントが属する業界固有の法律や業界ルール・常識については必ず確認しておきましょう。(金商法、薬機法、医療法、広告ガイドラインなど)

参考:サグーワークス薬機法マニュアル
弊社別サービス「サグーワークス」での記事制作時に、クリエイターへ共有していたマニュアルです。
マニュアルをダウンロード(PDFファイル)

制作スケジュール

案件のスケジュールは関係者間で調整を行い、合意に基づいて進行をしてください。事情により遅延が生じる場合、スケジュールを再調整のうえ、関係者への共有をお願いします。

ウィルゲートがお伝えするスケジュールはあくまでクライアントの意向をお伝えするものですので、実現困難なスケジュールの場合はクライアントと調整して問題ございません。

■スケジュール管理シートのサンプル
以下よりサンプルをダウンロードいただけます。クライアント・クリエイターとの認識合わせにご活用ください。

サンプルダウンロード(エクセルファイル)

サンプルは弊社が作成したエクセルファイルです。ご使用の際にはダウンロードしてお使いください。
※クライアントや案件により、形式や項目名などを自由にカスタマイズしていただいて構いません。

なお、クライアント指定のフォーマットがある場合や編集者自身でご用意がある場合、このシートを使用する必要はございません。

■スケジュール調整時の注意点
・自己都合でのスケジュール変更は原則認められません。余裕をもってご対応ください。なお、スケジュールに遅延や変更が生じる場合、クライアント・クリエイター双方に共有をしてください。

・報酬のお支払いは、クライアントによる検収が完了した月の翌月末となります。月内に提出・修正対応していた場合でも、エディトルにおける検収完了が次月になってしまった場合、案件の完了は次月として扱われます。その場合、編集者だけでなくクリエイターに対する報酬のお支払いも1ヶ月後ろ倒しとなりますので、ステータス変更・スケジュールの遅延にはご注意ください。

・「進めながら決めましょう」という状態での進行は避け、明確な期日が決められない場合は「●日までに依頼がない場合は次の工程が●日遅延する」など、ご自身で期日を設定することを推奨します。

・継続案件の場合、クライアントと直接翌月のスケジュールをご確認・ご調整いただいて構いません。その場合、「●日までに本数・依頼日が確定しない場合は次月分の対応が難しい」といったことをお伝えいただいても問題ございません。

・スケジュール調整においては、クリエイター・クライアントの休日も考慮の上、ご計画をお願いします。

・スケジュールに関するトラブルが生じた場合、速やかにウィルゲートまでご連絡ください。

情報の取り扱い

閲覧権限を自由にコントロールできるツール(Googleドキュメント・スプレッドシート等)を使用したい場合は、必ずクライアントに確認をとってください。

情報漏洩防止の観点から、以下のことは禁止されています。

詳しくは以下のページもご確認ください。
案件対応マニュアル:14.【共通】その他業務に関する注意事項(案件のやり取り・業務を通して知りえた情報について)

初回ミーティング時の注意点

すでにご存知の内容かと思いますが、以下のような点には特にご注意ください。

・事前にクライアントから共有された資料がある場合は、必ず目を通しておきましょう。不明点がある場合、初回ミーティングの場で質問できるとその後の進行がスムーズです。

・基本的には編集者・クライアント間で制作開始前の確認を行う場となり、ウィルゲートはサポートという立場で参加します。

・訪問の場合は清潔感のある身だしなみを意識してください。ほとんどの場合は事前にウィルゲート担当者と合流のうえ、オフィスに伺うこととなります。

・web会議の場合は、映像や音声が止まってしまわないようインターネット環境にご注意ください。
 もし万が一web会議を実施できなかった場合は、お電話などで再調整をさせていただく場合もございます。

・初回ミーティングの場で新しく決まった点や、クライアント・ウィルゲートの確認待ちとなる点があれば、終了後にslack・チャットワークなどで整理して送ると漏れを防げます。

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